assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO)

L'AMO s'exprime principalement à travers les trois champs d'activités distincts suivants.

La conception globale de l'exercice, souvent appelée « architecture d'exercice », vise à définir l'ensemble des modalités, à la fois méthodologiques et organisationnelles, de l'exercice de prospective. Elle est élaborée en commun avec le commanditaire, après discussion des différentes options. Elle comporte une partie significative de production et d'organisation du système d'information de l'exercice (campagne de communication, socle informationnel, SIP®, etc.).

La coordination de la démarche et l'accompagnement de l'équipe-projet ont pour objet de fluidifier au maximum la démarche in itinere, et d'aider le commanditaire à la fois à anticiper les problèmes pressentis et à résoudre ceux-ci lorsqu'ils se posent. Ces problèmes peuvent être de nature méthodologique mais aussi, parfois, de nature psychologique (gestion des conflits, démobilisation des participants, relations aux élus, etc.) ou de l'ordre de la gestion de projet (remise en cause du calendrier initial, problèmes politiques, etc.).

• L'accompagnement (ou ‘coaching') permet non seulement de répondre aux problèmes ou questions se posant en cours d'exercice mais aussi de transférer en tant que de besoin un savoir spécifique en matière de prospective (outils, concepts et pratiques) et de gestion de projet de tels exercices, souvent complexes. C'est pourquoi nous demandons souvent à notre commanditaire de consacrer ne serait-ce qu'une ½ journée à sensibiliser les participants à la démarche prospective et à leur expliquer la démarche et la méthode retenue en détail.

• La coordination, souvent sous-estimée, s'exprime à travers une réunion de calage de l'ensemble de la mission, des échanges réguliers avec l'équipe-projet, un suivi à distance au moyen de notre système de gestion de projet-client, et une réunion finale de clôture et d'évaluation de la mission.

• L'AMO opère aussi un travail de synthèse des contenus des travaux, souvent en leur apportant une mise en perspective prospective, sans que cela altère les avis émis. Le travail d'écriture et de pédagogie est un facteur-clé de la bonne communication de ces travaux. Si les rapports demeurent une nécessité, la communication visuelle (powerpoint, images) joue un rôle de plus en plus significatif.